Seit Beginn dieser Woche ist in der Gemeindeverwaltung eine innovative Dokumentenarchivierung im Einsatz. Über die Firma Comm-Unity in Lannach bei Graz, die die Software für unsere spezifischen Gemeinde-EDV-Anwendungen liefert und betreut, wurde die Archivierungssoftware DocuWare installiert und in Betrieb genommen. Mithilfe dieser Software werden in Zukunft alle elektronisch erzeugten Dokumente, aber auch sämtliche Schriftstücke, die in Papierform vorliegen, dauerhaft elektronisch archiviert
Auf einfache Weise können dann über intelligente Suchfunktionen rasch die archivierten Dokumente wie Rechnungen, Vorschreibungen, Bescheide, Verträge usw. aufgefunden werden. Wenn diese Art der Archivierung im Anfangsstadium auch mit einem erhöhten Arbeitsaufwand verbunden ist (z.B. wegen des Einscannens von Papierdokumenten), so zeigen Erfahrungen bei anderen Gemeinden, dass nach einigen Monaten und Jahren die Vorteile bei weitem überwiegen und ein effizienteres Arbeiten möglich ist.
Fernziel ist, die zum Teil unübersichtlichen Papierarchive in Zukunft sehr stark zu reduzieren bzw. überhaupt überflüssig zu machen.
Informationen über DocuWare
